CheckList para organização de eventos esportivos
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Planejamento do evento
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Qual a verba necessária para que o evento aconteça?
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Precisa de quantos patrocinadores?
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Quantas pessoas estão previstas para se inscrever no evento?
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Qual a análise sobre o último evento organizado?
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Quantas pessoas serão necessárias na equipe?
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Em quanto tempo a divulgação será feita?
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Definir objetivos e metas a serem alcançados pelo evento?
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Como deverá ser a estrutura?
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Quais imprevistos podem acontecer no evento?
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Como será a gestão de crises?
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Qual será a data, local e horário do evento?
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https://view.genial.ly/5c40ade568cf4e1f8664b98c/mapa-mental-da-organizacao-de-ev
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Hora de organizar a estrutura do espaço
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Espaço para credenciamento
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Decoração e ornamentação
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Sinalização do espaço
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Comunicação Visual do espaço condiz com a identidade visual proposta pelo evento?
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Mastros
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Música ambiente: DJ, som vivo, pen drive?
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Microfones e aparelhos de som
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Mestre de cerimônias ou apresentador/narrador
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Iluminação
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Pódio
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Espaço para alimentação dos atletas
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Palco
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Câmeras
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Bandeiras do município, estado, país e delegação
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Estandes
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Licenças necessárias
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Placar
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Seguros
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Serviços de limpeza
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Haverá restaurantes ou praça de alimentação no espaço? Como os participantes irão se alimentar?
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Há algo que possa impedir o acesso ao espaço? Como evitar que isso aconteça?
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Segurança do espaço
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Equipe de segurança
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Ambulâncias
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Vistorias
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Procedimentos de segurança
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Kits de primeiros socorros
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Local de fácil acesso?
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Polícia militar
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Guarda Municipal
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Corpo de bombeiros
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Médicos
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Gerador de energia
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Gestão de crises está com os planos
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Premiação
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Troféus, medalhas ou placas?
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Material de preferência
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Tamanho do troféu
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Layout desenvolvido
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Brindes
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Kit de inscrição
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Troféu/medalha de participação
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Layout condiz com a identidade visual do evento
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Placas de homenagem para atletas ilustres
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Pódio
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Discurso
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Fotógrafo para registrar o momento
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Backdrop
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Espaço de destaque no local
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Espaço para fotos no pódio
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Patrocinadores
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Quantos patrocínios são necessários?
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Apresentação para os patrocinadores
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Benefícios de patrocinar o seu evento
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Qual valor dos patrocínios?
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A que o patrocínio dará direito: stands, banners, marca na premiação?
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Quem será o patrocinador master?
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Contrato
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As marcas têm ligação com a modalidade do meu evento?
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Equipe e fornecedores
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Apresentador/narrador
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Músicos/DJ
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Árbitros e auxiliares
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Cinegrafista e fotógrafo
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Contador
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Coordenadores
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Decoradores
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Eletricista
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Equipe de apoio
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Garçons e cozinheiros
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Segurança
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Safety car
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Técnico de TI
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Assessoria de imprensa
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Voluntários
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Buffet
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Iluminação
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Uniformes
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Papelaria
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Crachás
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Quadro de avisos
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Ferramentas de emergência
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Divulgação e comunicação
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Assessoria de imprensa
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Apresentação para os patrocinadores
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Banners
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Cartazes
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Crachás
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Equipe de marketing
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Arte-finalista e designer
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Painéis
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Placas de sinalização
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Regulamento/súmula
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Blog
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Redes sociais
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Página das inscrições
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E-mail marketing
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Hot site
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Uniformes
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Backdrops
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Pesquisas de satisfação
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Publicações diárias nas redes sociais
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Conteúdo personalizado para cada canal
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Antes do evento
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Testar equipamentos
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Última comunicação com os inscritos
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Intensificar divulgação para chamar o público
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Última reunião da equipe
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Repassar o planejamento do dia
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Montar decoração
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Últimas ligações para fornecedores
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Contato com os patrocinadores
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Ensaio
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Durante o evento
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Credenciamento dos inscritos
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Abertura do evento
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Atualizar as redes sociais com publicações no durante o evento
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Transmissões ao vivo
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Criar hashtag para participantes divulgarem
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Coordenar as equipes
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Atender a imprensa
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Orientar os voluntários
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Distribuir brindes
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Atender os patrocinadores nos stands
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Criar stands com experiências únicas
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Acompanhar a competição
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Atente-se para os horários e seja pontual
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Água e isotônicos para hidratação
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Pausa para descanso dos atletas
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Pausa para alimentação
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Retorno da competição
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Fazer uma grande celebração para a premiação
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Discursos e fotos
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Vai ter coquetel para confraternização entre os atletas?
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Acompanhar e parabenizar os atletas
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Distribuir troféus/medalhas de participação
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Receber as fotos e filmagens do fotógrafo
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Publicar um breve release sobre o evento
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Publicar uma prévia de fotos para aumentar engajamento nas rede sociais
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Agradeça seu público
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Pós-evento
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Pesquisa de satisfação
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Publicação das fotos
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Agradecimento aos patrocinadores
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Agradecimento aos fornecedores
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Agradecimento aos inscritos
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Agradecimento à equipe
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Release para imprensa
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Relatório sobre repercussão nas redes sociais
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Relatório sobre andamento do evento
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Balanço financeiro
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Publicar um vídeo final sobre tudo o que rolou no evento
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Conferir principais erros e acertos da equipe
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Planejar próxima edição
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Fazer relatório final
