CheckList para organização de eventos esportivos

• Planejamento do evento

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• Qual a verba necessária para que o evento aconteça?

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• Precisa de quantos patrocinadores?

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• Quantas pessoas estão previstas para se inscrever no evento?

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• Qual a análise sobre o último evento organizado?

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• Quantas pessoas serão necessárias na equipe?

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• Em quanto tempo a divulgação será feita?

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• Definir objetivos e metas a serem alcançados pelo evento?

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• Como deverá ser a estrutura?

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• Quais imprevistos podem acontecer no evento?

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• Como será a gestão de crises?

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• Qual será a data, local e horário do evento?

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• https://view.genial.ly/5c40ade568cf4e1f8664b98c/mapa-mental-da-organizacao-de-ev

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• Hora de organizar a estrutura do espaço

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• Espaço para credenciamento

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• Decoração e ornamentação

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• Sinalização do espaço

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• Comunicação Visual do espaço condiz com a identidade visual proposta pelo evento?

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• Mastros

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• Música ambiente: DJ, som vivo, pen drive?

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• Microfones e aparelhos de som  

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• Mestre de cerimônias ou apresentador/narrador

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• Iluminação

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• Pódio

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• Espaço para alimentação dos atletas

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• Palco

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• Câmeras

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• Bandeiras do município, estado, país e delegação

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• Estandes

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• Licenças necessárias

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• Placar

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• Seguros

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• Serviços de limpeza

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• Haverá restaurantes ou praça de alimentação no espaço? Como os participantes irão se alimentar?

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• Há algo que possa impedir o acesso ao espaço? Como evitar que isso aconteça?

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• Segurança do espaço

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• Equipe de segurança

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• Ambulâncias

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• Vistorias

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• Procedimentos de segurança

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• Kits de primeiros socorros

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• Local de fácil acesso?

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• Polícia militar

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• Guarda Municipal

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• Corpo de bombeiros

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• Médicos

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• Gerador de energia

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• Gestão de crises está com os planos 

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• Premiação

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• Troféus, medalhas ou placas?

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• Material de preferência

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• Tamanho do troféu

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• Layout desenvolvido

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• Brindes

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• Kit de inscrição 

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• Troféu/medalha de participação

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• Layout condiz com a identidade visual do evento

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• Placas de homenagem para atletas ilustres

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• Pódio

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• Discurso

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• Fotógrafo para registrar o momento

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• Backdrop

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• Espaço de destaque no local

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• Espaço para fotos no pódio

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• Patrocinadores

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• Quantos patrocínios são necessários?

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• Apresentação para os patrocinadores

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• Benefícios de patrocinar o seu evento

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• Qual valor dos patrocínios?

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• A que o patrocínio dará direito: stands, banners, marca na premiação?

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• Quem será o patrocinador master?

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• Contrato

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• As marcas têm ligação com a modalidade do meu evento?

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• Equipe e fornecedores

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• Apresentador/narrador

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• Músicos/DJ

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• Árbitros e auxiliares

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• Cinegrafista e fotógrafo

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• Contador

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• Coordenadores

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• Decoradores

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• Eletricista

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• Equipe de apoio

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• Garçons e cozinheiros

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• Segurança

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• Safety car

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• Técnico de TI

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• Assessoria de imprensa

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• Voluntários

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• Buffet

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• Iluminação

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• Uniformes

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• Papelaria

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• Crachás

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• Quadro de avisos

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• Ferramentas de emergência

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• Divulgação e comunicação

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• Assessoria de imprensa

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• Apresentação para os patrocinadores

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• Banners

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• Cartazes

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• Crachás

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• Equipe de marketing

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• Arte-finalista e designer

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• Painéis

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• Placas de sinalização

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• Regulamento/súmula

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• Blog

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• Redes sociais

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• Página das inscrições

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• E-mail marketing

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• Hot site

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• Uniformes

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• Backdrops

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• Pesquisas de satisfação

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• Publicações diárias nas redes sociais

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• Conteúdo personalizado para cada canal

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• Antes do evento

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• Testar equipamentos

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• Última comunicação com os inscritos

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• Intensificar divulgação para chamar o público 

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• Última reunião da equipe

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• Repassar o planejamento do dia

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• Montar decoração

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• Últimas ligações para fornecedores

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• Contato com os patrocinadores

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• Ensaio

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• Durante o evento

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• Credenciamento dos inscritos

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• Abertura do evento

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• Atualizar as redes sociais com publicações no durante o evento

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• Transmissões ao vivo

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• Criar hashtag para participantes divulgarem

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• Coordenar as equipes

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• Atender a imprensa

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• Orientar os voluntários

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• Distribuir brindes

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• Atender os patrocinadores nos stands

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• Criar stands com experiências únicas

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• Acompanhar a competição

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• Atente-se para os horários e seja pontual

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• Água e isotônicos para hidratação

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• Pausa para descanso dos atletas

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• Pausa para alimentação

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• Retorno da competição

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• Fazer uma grande celebração para a premiação

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• Discursos e fotos

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• Vai ter coquetel para confraternização entre os atletas?

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• Acompanhar e parabenizar os atletas

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• Distribuir troféus/medalhas de participação

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• Receber as fotos e filmagens do fotógrafo

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• Publicar um breve release sobre o evento

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• Publicar uma prévia de fotos para aumentar engajamento nas rede sociais

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• Agradeça seu público

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• https://view.genial.ly/5c7fbaaba159c77629154a72/checklist-diario-do-evento

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• Pós-evento

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• Pesquisa de satisfação

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• Publicação das fotos

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• Agradecimento aos patrocinadores

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• Agradecimento aos fornecedores

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• Agradecimento aos inscritos

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• Agradecimento à equipe

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• Release para imprensa

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• Relatório sobre repercussão nas redes sociais

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• Relatório sobre andamento do evento

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• Balanço financeiro

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• Publicar um vídeo final sobre tudo o que rolou no evento

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• Conferir principais erros e acertos da equipe

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• Planejar próxima edição

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• Fazer relatório final 

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